Должностная инструкция секретаря‑референта

1. Общие положения

1.1. Секретарь‑референт относится к категории специалистов.

1.2. Назначение на должность секретаря‑референта и освобождение от неё производится приказом генерального директора организации по представлению непосредственного руководителя (руководителя административного отдела, исполнительного директора и т. д.).

1.3. Секретарь‑референт подчиняется непосредственно [указать должность непосредственного руководителя, например: генеральному директору / исполнительному директору / иному лицу].

1.4. На время отсутствия секретаря‑референта его обязанности выполняет другой сотрудник, назначенный приказом руководителя организации. Назначенное лицо приобретает соответствующие права и несёт ответственность за надлежащее исполнение возложенных обязанностей.

1.5. На должность секретаря‑референта назначается лицо, имеющее:

• высшее или среднее профессиональное образование;
• опыт работы в должности секретаря или помощника руководителя не менее 2 лет;
• уверенное владение ПК (MS Office, Google Workspace, CRM‑системы);
• знание делопроизводства и документооборота;
• владение иностранным языком (уровень не ниже B2 — при необходимости);
• грамотную устную и письменную речь;
• навыки деловой переписки и протокола.

1.6. Секретарь‑референт должен знать:

• законодательство РФ, регулирующее делопроизводство и трудовые отношения;
• правила оформления деловой документации и деловой переписки;
• основы этики делового общения и протокола;
• порядок приёма посетителей и ведения телефонных переговоров;
• принципы организации совещаний и деловых мероприятий;
• методы тайм‑менеджмента и планирования рабочего графика;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
• локальные нормативные акты организации, регламентирующие работу секретаря‑референта.

1.7. В своей деятельности секретарь‑референт руководствуется:

• законодательными актами РФ;
• уставом организации и локальными нормативными актами;
• приказами и распоряжениями руководства;
• настоящей должностной инструкцией.

2. Функциональные обязанности

Секретарь‑референт выполняет следующие обязанности:

2.1. Организует рабочий график руководителя:

• планирует и координирует встречи, совещания, командировки;
• согласовывает графики с сотрудниками и внешними партнёрами;
• напоминает о запланированных мероприятиях и сроках исполнения поручений.

2.2. Обеспечивает документационное сопровождение деятельности руководителя:

• готовит проекты документов (писем, запросов, отчётов, презентаций);
• редактирует и форматирует тексты;
• ведёт деловую переписку на русском и (при необходимости) иностранном языке;
• регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию;
• формирует и систематизирует архивные документы.

2.3. Организует приём посетителей и телефонные переговоры:

• отвечает на звонки, направляет их соответствующим сотрудникам;
• записывает сообщения и передаёт их адресатам;
• организует приём посетителей, согласовывает время встреч с руководством;
• информирует руководство о визитах и звонках.

2.4. Подготавливает и сопровождает деловые мероприятия:

• бронирует переговорные комнаты и организует техническое обеспечение встреч;
• готовит материалы и документы к совещаниям и переговорам;
• оформляет протоколы совещаний;
• обеспечивает участников необходимыми материалами и оборудованием.

2.5. Выполняет информационно‑аналитические задачи:

• собирает и анализирует информацию по запросам руководства;
• составляет обзоры, справки, аналитические записки;
• отслеживает изменения в законодательстве и отраслевых новостях, важных для деятельности организации.

2.6. Обеспечивает материально‑техническое обслуживание рабочего места руководителя:

• заказывает канцелярские и хозяйственные принадлежности;
• следит за исправностью оргтехники и своевременно сообщает о необходимости её ремонта;
• поддерживает порядок на рабочем месте и в зоне приёма посетителей.

2.7. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя, в т. ч. конфиденциального характера.

3. Права

Секретарь‑референт имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его должностных обязанностей.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей должностной инструкцией.

3.3. Запрашивать лично или по поручению руководства от подразделений организации информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.4. Требовать от руководства создания условий, необходимых для надлежащего исполнения должностных обязанностей (оборудование, материалы, доступ к информационным ресурсам и т. д.).

3.5. Взаимодействовать с сотрудниками всех структурных подразделений по вопросам, входящим в его компетенцию.

3.6. Получать доступ к внутренним базам данных и информационным системам, необходимым для выполнения должностных обязанностей.

4. Ответственность

Секретарь‑референт несёт ответственность за:

4.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определённых действующим трудовым законодательством РФ.

4.2. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил охраны труда, техники безопасности, противопожарной защиты и санитарно‑гигиенических норм.

4.3. Разглашение конфиденциальной информации, ставшей известной в связи с исполнением должностных обязанностей.

4.4. Несвоевременное и некачественное оформление и передача документов, приводящее к задержкам в работе организации.

4.5. Ошибки в деловой переписке и документах, влияющие на репутацию организации.

4.6. Причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим законодательством РФ.

4.7. Нарушение этики делового общения при взаимодействии с посетителями, клиентами и сотрудниками.

5. Условия работы

5.1. Режим работы секретаря‑референта определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации.

5.2. Работодатель обеспечивает секретаря‑референта необходимым оборудованием, оргтехникой, канцелярскими принадлежностями и доступом к информационным системам для выполнения должностных обязанностей.

5.3. В случае необходимости секретарь‑референт может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверх установленного рабочего времени в порядке, предусмотренном трудовым законодательством.

6. Оценка эффективности работы

Эффективность работы секретаря‑референта оценивается по следующим критериям:

• своевременность и точность выполнения поручений руководства;
• качество подготовки и оформления документов;
• соблюдение сроков регистрации и передачи корреспонденции;
• уровень организации приёма посетителей и телефонных переговоров;
• эффективность планирования рабочего графика руководителя;
• точность и полнота информационно‑аналитических материалов;
• поддержание порядка в офисе и обеспечение его материально‑технического снабжения;
• отсутствие жалоб со стороны сотрудников и посетителей.

Согласовано:

[Должность] _________________ /[Ф. И. О.]/ «_» ________ 20 г.

[Должность] _________________ /[Ф. И. О.]/ «_» ________ 20 г.

Утверждаю:

Генеральный директор _________________ /[Ф. И. О.]/

«_» ________ 20 г.

М. П.